Wat is de WKR?
Het uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan je werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon.
Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die:
- tot het vermogen van het bedrijf horen (je medewerker tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor)
- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (de werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en jij vergoedt deze kosten)
Ook verstrekkingen waarvoor je werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk aan een afgeschreven computer of een oud stuk gereedschap dat de werknemer voor privédoeleinden wil overnemen.
Dit geldt ook voor producten van het bedrijf, voor zover de werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar
Let op
De normale verkoopwaarde van het product inclusief btw is bepalend voor de berekening. Zorg dan ook dat je het dossier op orde hebt en bijvoorbeeld aan de hand van offertes of advertenties kunt laten zien wat de normale verkoopwaarde is.
Voor het toepassen van de WKR is het nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen zoals we dat noemen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt met wat je werknemers hebben gehad en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.
Vrije ruimte
Binnen de WKR mag je in 2023 een budget van 3% van de eerste € 400.000 aan loon en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor medewerkers. Dit budget heet de ‘vrije ruimte’.
Geef je meer uit dan wat in deze vrije ruimte past? Dan betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die jij als werkgever draagt en dus niet je werknemers.
Let op
In 2024 gaat de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom omlaag van 3% naar 1,92%. Is de loonsom hoger? Dan blijft de 1,18% van toepassing. Ga dus na of je in 2024 vergoedingen en verstrekkingen in de WKR naar beneden moet bijstellen, om binnen het belastingvrije bedrag te blijven.
Tip
Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen. Ook hoef je geen rekening te houden met de Zorgverzekeringswet (Zvw). Met name wanneer je de werknemer een netto voordeel wil geven, kan het voordeliger zijn om eindheffing te betalen in plaats van dat je het netto voordeel vanuit een bruto vergoeding berekent.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kun je toch onbelast geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,21 p/km in 2023 en € 0,23 p/km in 2024).
Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.
Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt, zoals bij een cafetariaregeling. Je mag de werknemer wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.
Keuzemogelijkheid
In principe worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers als loon belast. Je houdt dan dus loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen.
Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer je boven de vrije ruimte gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan je werknemer en je kunt niet meer op je keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
Tip
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling hebt aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij je werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit de administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.
Tip
Je kunt ook een gedeeltelijke keuze maken. Als je je werknemer in 2024 een kilometervergoeding van € 0,29 geeft, kun je onbelast maar € 0,23 p/km geven. Je kunt dan bijvoorbeeld € 0,04 p/km aanwijzen in de vrije ruimte en de andere € 0,02 p/km reken je dan tot het werknemersloon.
Let op
Sommige onderdelen vallen verplicht onder het werknemersloon. Die kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak en de dienstwoning altijd tot het loon van de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je onder kunt brengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal wordt vergoed of verstrekt.
Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat een werknemer deze belastingvrij van je krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van jouw werknemers voor je rekening te nemen.
Tip
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar ziet de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt.
Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor jou als werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De ruimte in de eigen woning van de werknemer waar hij of zij werkt, is uitgezonderd. Dit wordt niet aangemerkt als werkplek, behalve voor de arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wél weer gelden als werkplek.
Let op
Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een werknemer, zoals koffie en thee of werkkleding, niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt wél gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede bureaustoel.
Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag je belastingvrij verstrekken. Je moet dan wel de omvang van het zakelijke gebruik kunnen bewijzen. Bovendien kun je gebruikmaken van een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2,35 in 2024 per thuiswerkdag (€ 2,15 per 2023). Let er dan wel op dat deze niet op dezelfde dagen als reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer mag worden gegeven.
Is er sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning? Dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen wél. Dat betekent dus ook dat voorzieningen die normaal zijn op een werkplek op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan de nihilwaardering voor kleine consumpties of aan de inrichting van de werkplek.
Let op
Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Normbedragen
Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Denk hierbij aan huisvesting voor het vervullen van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij dan ook slaapdiensten kan draaien (normbedrag voor 2024 € 6,70 en voor 2023 € 6,10 per dag), maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2024 € 3,90 en voor 2023 € 3,55) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen 1 concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).
Let op
In de aangifte WKR over 2023 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen. De iets hogere (1,82%) vrije ruimte over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar 1 keer. Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen. In 2024 zal dit effect, in verband met de lagere vrije ruimte over de eerste € 400.000, veel kleiner zijn.
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte.
Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je vooraf de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2023 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2024. Bij een maandaangifte moet je deze uiterlijk eind maart 2024 indienen en afdragen.
Let op
Als de inhoudingsplicht eindigt, mag je niet wachten met afrekenen tot de aangifte in maart van het volgende jaar, maar moet je afrekenen in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn, wanneer je onder dezelfde voorwaarden hebt ingekocht als een particulier. Vaak boek je echter in je administratie de bedragen exclusief btw. Ga je van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.
Tip
Over het toevoegen van de btw kun je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btwdruk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.
Meer weten?
De WKR is voor veel werkgevers in het mkb vrij ingewikkeld. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels? Neem dan contact op met de specialisten van Personeelsmanagement. Zij helpen je graag verder.
