Begrippen in de klokkenluidersregeling
- Medewerker: alle aan Countus Groep verbonden werknemers.
- Externe derde: een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Countus Groep of een van haar medewerkers.
- Melder: een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
- Vertrouwenspersoon: de natuurlijk persoon die door de directie van Countus Groep is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.
- (Vermeende) onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Countus Groep en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit
b. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
e. een (dreigende) schending van binnen Countus Groep geldende (gedrags)regels of
f. een andere situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon
Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
a. handelingen die leiden tot strafbare feiten door Countus Groep of haar medewerkers
b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door Countus Groep of haar medewerkers
c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Countus Groep of haar medewerkers
d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden
e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie
f. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen
Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van Countus Groep dan wel haar medewerkers, dan kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil tussen het indienen van een klacht en het gebruik van de klokkenluidersregeling is dat deze laatste altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon: mevrouw Ariane Rijkmans.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via het mailadres van Ariane Rijkmans: [email protected]
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres: [email protected]
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk 4 weken na de ontvangst van de melding.
- De melder kan er na het doen van de melding voor kiezen een adviseur in vertrouwen te nemen om advies in te winnen.
- a. Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de algemene directie. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
b. Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de algemene directie en compliance-adviseur.
c. Bij het informeren van de directie als bedoeld in de punten 6a en 6b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend. Indien de melder er zelf voor kiest om in de openbaarheid te treden kan de bron bekend gemaakt worden. - De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na 4 weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance- adviseur met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
- Over meldingen die betrekking hebben op de algemene directie wordt de Raad van Commissarissen geïnformeerd.
Vertrouwelijkheid en bescherming na een melding
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon schriftelijk ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
De directie van Countus Groep garandeert medewerkers, die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen Countus Groep, dan wel zijn/haar carrière.
