Algemeen

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding verlengd tot 1 juli 2021

Herman Everts
08 apr 2021

Krijgen jouw medewerkers een vaste reiskostenvergoeding, maar werken zij vanwege corona (gedeeltelijk) thuis? Dan mag je de reiskostenvergoeding nog tot 1 juli 2021 onbelast vergoeden. De voorwaarde van deze coulanceregeling blijft dat de vaste vergoedingen al voor 13 maart 2020 door jou als werkgever werden toegekend.

Heb je een plan?

De regeling voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is sinds het uitbreken van de coronacrisis al meerdere keren verlengd. Toch raden we je aan een plan klaar te hebben liggen voor het geval dat de bestaande regeling daadwerkelijk per 1 juli 2021 afloopt. Ben je sowieso van plan om je werknemers meer thuis te laten werken? Inventariseer dan alvast:

  • welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen
  • wat hun reispatroon zal zijn na de datum waarop de regeling afloopt

Bepaal vervolgens welke medewerkers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en met wie je eventueel nieuwe afspraken moet maken.

Wijziging personeelsreglement

Maak je per 1 juli (of eerder) andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding? Bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren? Dan moet je dit ook wijzigen in het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomst.

Zorg er daarnaast voor dat het in de praktijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren waarin medewerkers hun reiskosten kunnen declareren.

Vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021

Hoe zat dit nu ook alweer allemaal? Je kunt verschillende afspraken maken over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer. Je kunt bijvoorbeeld een vaste reiskostenvergoeding geven, maar je kunt ook afspreken dat de werknemer zijn reiskosten per reis declareert. Naast de arbeidsrechtelijke aspecten zijn er ook fiscale regels van toepassing voor de afgesproken reiskostenvergoeding.

Je kunt als werkgever in bepaalde gevallen een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Hiervoor gelden verschillende berekeningsmethodes waarbij kort gezegd wordt gekeken naar het aantal dagen waarop of weken waarin een werknemer daadwerkelijk naar de werkplek of zakelijk reist.

Sinds maart 2020 werken veel werknemers door de coronamaatregelen (deels) thuis en reizen ze dus minder. Door die verandering moesten werkgevers de vaste reiskostenvergoeding eigenlijk aanpassen of (gedeeltelijk) tot het loon rekenen. De regering heeft vervolgens bepaald dat er geen gevolgen zijn verbonden aan het gewijzigde reispatroon als gevolg van de coronacrisis, zoals een loonheffing. De vaste reiskostenvergoeding mag daardoor gewoon onbelast doorbetaald worden alsof er feitelijk niets is veranderd.

Meer weten?

Werken je werknemers momenteel thuis en ontvangen zij nog steeds de vaste onbelaste reiskostenvergoeding? Neem dan contact op met Herman Everts, dan bekijken we samen wat de beste (toekomstige) oplossing voor jou is.

Meer informatie? Neem contact op met Herman Everts
Neem contact op met Herman Everts