Thuiswerken of op kantoor: wat mag je belastingvrij vergoeden in 2025?

Thuiswerkvergoeding

Momenteel bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 verandert dit hoogstwaarschijnlijk naar € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor verwarming, elektra en koffie.

Reiskostenvergoeding

Ook voor reiskosten van en naar het werk is het mogelijk om in 2024 een onbelaste vergoeding te verstrekken van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding blijft gelijk voor 2025. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer. Je mag per dag maar 1 vergoeding onbelast verstrekken, dus of voor thuiswerken of voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.

Vaste vergoeding?

Voor een werkgever is een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende 5 dagen per week, reist tussen woon- en werkplaats.

Voor fulltimers kun je de vergoeding baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar? Dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken. De vergoedingen voor parttimers pas je naar evenredigheid aan. Ook als zij niet de hele week thuiswerken of naar het werk reizen.

Natuurlijk kun je de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren. Om dit te verduidelijken, geven we een voorbeeld. Een werknemer woont 20 kilometer van het werk, werkt 4 dagen per week op kantoor en 1 dag per week thuis. Per jaar mag je dan het volgende vergoeden: 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 = € 1.575,04 voor reiskosten én 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72 voor thuiswerken. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.

Overige vergoedingen thuiswerken

Als werkgever kun je ook een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan de arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Daardoor hoef je er geen belasting over te betalen.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR gerichte vrijstellingen:

Arbovoorzieningen op grond van de wet

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Het doet er ook niet toe of de werknemer de voorziening op zijn werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van je vrije ruimte. Hierbij kun je denken aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Heb je voldaan aan de volgende voorwaarden? Dan is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing.

De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte

De werknemer betaalt geen eigen bijdrage

De arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet

De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit

Let op

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.

Tip

Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken? Dan kun je ze onderbrengen in de WKR. Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer. Betaal je in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen dan je vrije ruimte? Dan betaal je over het meerdere 80% belasting.