Contracten
Afspraken kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. Een mondelinge afspraak is rechtsgeldig, maar hier zit een nadeel aan. Het is op een later moment namelijk lastig om het bestaan ervan of de precieze inhoud te bewijzen. Als de belangen groot zijn, is het verstandig om de mondeling gemaakte afspraken op schrift vast te leggen.
Denk hierbij aan contracten over:
* Aan- en verkoop van paarden/ goederen.
* Verhuur van stallen.
* Pacht pand en/of grasland.
* Lease van paarden.
* Stalling en verzorgen.
* Arbeid.
* Eigendom.
Debiteurenadministratie
Daarnaast is het juist voeren van een debiteurenbeleid belangrijk. De paardenhouderij biedt verschillende activiteiten die ieder op een eigen wijze worden gefactureerd. Pensionstalling en de training van paarden factureer je vaak achteraf, terwijl je rijlessen op de manege vooraf in rekening brengt. Om je debiteurenadministratie goed op orde te krijgen en te houden, geven wij je de volgende tips:
- Besteed wekelijks op een vaste dag en tijdstip aandacht aan het debiteurbeheer.
- Krijg in kaart of de klant kredietwaardig is. Wordt er altijd tijdig betaald?
- Maak concrete afspraken over de betalingstermijnen en laat contracten opstellen.
- Stuur zo snel mogelijk de factuur naar de klant (in verband met de btw moet dit voor de 15e van de maand na levering).
- Verstuur tijdig een betalingsherinnering als de factuur niet binnen de termijn is betaald.
- Kom tijdig in actie als ook na een betalingsherinnering de factuur niet wordt betaald. Bellen is vaak de beste manier om deze situatie op te lossen.
- Na het versturen van een tweede betalingsherinnering is de laatste optie de aanmaning. Het versturen hiervan is met name belangrijk als je terechtkomt in een juridische procedure.
I&R Registratie
Vanaf 21 april 2021 is het verplicht om alle paard-achtigen te registreren in het I&R-register. Het is ook dit jaar belangrijk om deze I&R-registratie op orde te hebben. De NVWA heeft inmiddels de eerste controles bij paardenhouderijen uitgevoerd. Graag verwijzen wij je naar een eerder artikel waarin we uitgebreid beschrijven wat deze registratie inhoudt, of bekijk ons webinar van 18 januari 2022.
UBO-register
Op 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden. De afkorting staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel ‘de uiteindelijke belanghebbende’. Het doel van dit UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals bijvoorbeeld het witwassen van geld. Als eigenaar van een paardenhouderij ben je ook verplicht bij de Kamer van Koophandel te registreren wie de UBO van je onderneming is. De UBO is altijd een natuurlijk persoon.
Bij de beoordeling van de UBO wordt onder andere gekeken naar de statuten, aandeelhoudersovereenkomst, maatschaps- of vennootschapscontracten, de jaarrekening en eventueel andere gemaakte afspraken. Graag verwijzen je naar een eerder artikel waarin wij ingaan op deze registratie.
Vragen over het bijhouden van je administratie?
Wil je meer weten over het vastleggen van diverse afspraken of het updaten van bestaande contracten? Onze juristen kijken graag met je mee. Daarnaast kunnen onze (assistent-)accountants en adviseurs je helpen bij het uitvoeren van een goede debiteurenadministratie. Neem gerust contact met ons op.
