Tijd voor een nieuw systeem
DCA Groep richt zich op market consultancy en risicomanagement voor agrarische ondernemers en de agribusiness. Eén van de bedrijven die hieronder valt, is Boerenbusiness. Dit online platform brengt dagelijks nieuws uit voor agrarisch ondernemers. Onlangs hebben we de organisatie geholpen om de administratie efficiënter in te richten.
‘Boerenbusiness factureert met name abonnementen’, vertelt Ronald. ‘De administratie en facturatie waren alleen nog niet volledig geautomatiseerd, dus dat kostte heel veel tijd. Het bedrijf was daarom op zoek naar een partij die dit efficiënter kon inrichten. Samen met mijn collega’s Bastiaan van den Born en Remco den Elzen hebben we de financiële administratie volledig geautomatiseerd. En dat levert veel op.’
Inzicht in de prestaties
Voor het automatiseren van je administratie kun je kiezen uit verschillende soorten boekhoudsoftware. Op basis van de wensen van DCA Groep raadde Countus Visma.net aan. Dit is een volledig cloudgebaseerd erp-systeem dat onder andere financiële processen automatiseert. ‘Het grootste voordeel van dit systeem is dat het management niet alleen inzicht krijgt in de gegevens van Boerenbusiness, maar van alle bedrijven binnen de DCA Groep. Je kunt namelijk geconsolideerde rapportages tonen. Dat betekent dat je in 1 overzicht de prestaties van meerdere bedrijven inzichtelijk hebt. En dat is echt uniek, want met andere pakketten is dit niet mogelijk.’
De overstap naar deze manier van boekhouden levert organisaties een enorme tijdswinst op. ‘Veel handelingen zijn niet meer nodig. Zo worden aanmaningen automatisch aangemaakt en per e-mail verstuurd en bankmutaties worden automatisch ingelezen. De administratieve processen zijn hierdoor veel efficiënter ingericht. En dat bespaart veel tijd!’
Beter sturen en bijstellen
DCA Groep heeft nu bovendien altijd inzicht in de financiële resultaten. ‘Je hoeft niet meer te wachten op de rapportages van je boekhouder, maar kunt wanneer je maar wilt zien hoe je er financieel gezien voor staat. Daardoor kunnen medewerkers beter sturen en bijstellen als dat nodig is. Eerder had de binnendienst bijvoorbeeld geen inzicht in financiële informatie, nu kunnen ze zelf selecteren welke informatie voor hen belangrijk is.’
Ronald benadrukt dat het voor een succesvolle implementatie van zo’n nieuw systeem belangrijk is om je accountant of financieel adviseur erbij te betrekken. ‘Wij denken niet alleen vanuit de technische werking, maar ook vanuit financieel oogpunt. Welke cijfers heb je nodig om te kunnen sturen? En hoe zorg je ervoor dat je aan de wet- en regelgeving voldoet? Samen met DCA Groep hebben we dit helemaal op maat ingericht. Bovendien hebben we de mensen begeleid in deze nieuwe werkwijze, zodat ze er zelf goed mee aan de slag kunnen.’
Meer weten?
Zoek je ook meer efficiency en flexibiliteit op het gebied van financieel management? Op basis van jouw wensen adviseren we graag welk systeem voor jouw organisatie het meest geschikt is en hoe we dat zo effectief mogelijk kunnen inrichten. Vul het contactformulier in of neem contact op met Ronald Bax.
