Algemeen

Welke kosten zijn zakelijk aftrekbaar?

22 dec 2021
Zakelijk aftrekbare kosten

Als ondernemer mag je zakelijke kosten ten laste brengen van de winst. Maar welke kosten zijn nu precies zakelijk aftrekbaar? In deze blog geven we je een duidelijk overzicht.

Wil je meer weten over welk deel van de zakelijke kosten voor rekening komt van de Belastingdienst of wat er gebeurt als een inspecteur van de Belastingdienst de zakelijkheid van jouw kosten in twijfel trekt? Lees dan het artikel ‘Kosten zakelijk aftrekken: de do’s en don'ts’.

Aftrekbare kosten: een overzicht

Hieronder zie je een overzicht van kosten die je zakelijk mag aftrekken.

1. Aanloopkosten
Aanloopkosten zijn kosten die je hebt gemaakt voor je onderneming terwijl je nog geen ondernemer was (lees: nog niet ingeschreven in de Kamer van Koophandel). Overleg met je adviseur welke kosten je nog kan meenemen als aanloopkosten en tot welk moment dat kan.

2. Treinkosten
Reis je als ondernemer van en naar je werk of ten behoeve van een nascholing met de trein? Dan mag je die kosten aftrekken als reiskosten in de winstaangifte. Denk hierbij aan losse treinkaartjes of de kosten van een vast reisproduct of de opwaarderingen van de OV-chipkaart. Bewaar de losse treinkaartjes bij de administratie, de Belastingdienst kan hierom vragen.

3. Postzegels
Koop je postzegels om facturen te versturen naar je opdrachtgevers? Deze kosten mag je gewoon aftrekken van je winst uit onderneming. Denk hierbij ook aan enveloppen en het aangetekend versturen van pakketten.

4. Kantoorbenodigdheden
Kantoorbenodigdheden zijn zaken als een agenda, pennen, papier, potloden, ordners, inktpatronen voor de printer, visitekaartjes, e.d. Ook de aanschaf van een printer kan hieronder vallen en kun je dus zakelijk aftrekken. Heb je voor je werkzaamheden een (dokters)tas nodig? Dat kan ook prima zakelijk.

5. Materialen/inventaris
Koop je instrumenten, zoals een otoscoop, een loepbril, computer, telefoon, of koop je een camera voor teledermatologie? Deze kosten mag je aftrekken van je winst.

6. Computerkosten
Computerkosten zijn bijvoorbeeld accessoires voor de computer of laptop of software zoals Office. Ook bekabeling, een usb-stick, een harde schijf e.d. zijn zakelijk aftrekbaar.

7. Telefoonkosten
Als je de telefoon voor meer dan 90% zakelijk gebruikt (bellen, mailen, appen, apps op de telefoon), dan mag je alle telefoonkosten aftrekken, waaronder de aanschaf van een telefoon en het abonnement zelf. Gebruik je de telefoon bijvoorbeeld voor 50% zakelijk? Dan vindt de Belastingdienst dat je de telefoonkosten ook maar voor 50% mag aftrekken. Het echte gebruik van de telefoon (zakelijk/privé) is echter lastig aan te tonen. Als je aannemelijk kunt maken dat je de telefoon voor meer dan 90% zakelijk gebruikt, dan kan de inspecteur daar eigenlijk niet onderuit.

8. Abonnementen en contributies
Deze uitgaven spreken wellicht voor zich. Hierbij kun je denken aan de verplichte abonnementen vanwege het beroep dat je uitoefent (beroepsorganisaties, inschrijvingen in registers, e.d.). Ook de inschrijving bij de Kamer van Koophandel mag je aftrekken als kosten.

9. Bankkosten
Bankkosten zijn de kosten voor het hebben van een rekening en een bankpas. Ook de rente die je hebt moeten betalen vanwege eventueel roodstaan op je praktijkrekening, valt hieronder. Dit is dus allemaal zakelijk aftrekbaar.

10. Pensioenkosten
Huisartsen en verloskundigen hebben een verplichte deelname in het beroepspensioenfonds. De pensioenpremie die je voldoet, is hierbij aftrekbaar, inclusief eventuele rente die je moet voldoen als je de premie te laat hebt voldaan.

11. Renteleningen
Heb je een lening lopen bij een familielid of een bank om een onderneming te kunnen starten of draaiende te kunnen houden? Dan mag je de rente die je voldoet over die lening, fiscaal aftrekken van de winst uit de onderneming. Let op: de rente die je afspreekt met een familielid, moet wel een zakelijke rente zijn. Een zakelijke rente is een rente die je bijvoorbeeld ook zou afspreken met een willekeurige derde, zoals een bank.

12. Verzekeringen
Betaal je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een rechtsbijstandsverzekering voor je onderneming? Dan zijn die kosten in ieder geval aftrekbaar. Wil je de (dokters)tas of verloskundigentas verzekeren voor diefstal of verlies? Dan zijn dat zakelijke kosten die je ook mag aftrekken.

Verzekeringen die losstaan van je onderneming, denk aan een reisverzekering voor het gezin of een rechtsbijstand voor verkeer terwijl je de auto privé geëtiketteerd hebt, mag je niet opvoeren als kosten in je onderneming.

13. Arbeidsongeschiktheidsverzekering
De premie voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering is in de privé-aangifte aftrekbaar, niet in de winstaangifte. Je accountant of belastingadviseur wil wel altijd weten welk bedrag je exact hebt voldaan in een kalenderjaar, aangezien de premie aftrekbaar is in het jaar van betaling, ongeacht het jaar waar de premie betrekking op heeft. Betaal de premie daarom gewoon via de praktijkrekening, zodat de betaalde premie duidelijk terugkomt in je administratie.

Let op! In verband met het provisieverbod, sturen bemiddelaars of tussenpersonen van verzekeringen een aparte nota voor de dienstverlening die zij verrichten (aanvragen en monitoren van de verzekeringen). Dit is een soort afsluitprovisie.

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering kun je namelijk zelf niet los aanvragen, dat moet altijd plaatsvinden via een tussenpersoon die je ook voorziet van advies.

Op deze nota staan kosten voor bemiddeling (vaste, afgeronde bedragen van zo’n € 250, € 400 of € 500 komen veel voor). Deze kosten zijn in verband met het provisieverbod niet aftrekbaar van je winst. Je mag de kosten wel zakelijk betalen, maar ze worden uiteindelijk niet meegenomen in je winstaangifte als kosten.

14. Vakliteratuur
Heb je een abonnement op literatuur die voor jou als ondernemer relevant is? Dan mag je dat opvoeren als kosten in de winstaangifte. Dat geldt ook voor boeken die je kunt gebruiken voor de uitoefening van je werk als ondernemer.

15. Nascholing en cursuskosten
Kosten voor nascholing, een congres, symposium, starterscafé e.d. zijn aftrekbaar. Ga je voor je onderneming op cursus in het buitenland? Dan zijn de kosten ook aftrekbaar, maar kan zijn dat een deel van de reiskosten beperkt aftrekbaar is.

16. Internetkosten
Als het gaat om internetkosten, wordt er meestal een privé-correctie in aanmerking genomen. Je mag alle internetkosten opvoeren als kosten binnen je onderneming, maar het is natuurlijk niet zo dat je de internetverbinding voor meer dan 90% gebruikt voor je onderneming.

Dat is zakelijk zeer lastig aannemelijk te maken. Door zelf al rekening te houden met bijvoorbeeld een correctie voor privé-gebruik, ben je de Belastingdienst voor.

17. Representatiekosten
Representatiekosten zijn bijvoorbeeld uitgaven in een restaurant of café, aanschaf van cadeaus voor een collega, traktaties, een afstudeerfeest, e.d. Wel merken wij dat deze kosten alleen aftrekbaar zijn als je kunt aantonen dat de representatiekosten nodig zijn om een bepaalde functie te kunnen uitvoeren.

In jouw situatie kan het zijn dat je bijvoorbeeld gaat eten met collega’s of potentiële nieuwe opdrachtgevers.

Representatiekosten zijn beperkt aftrekbaar. Dat houdt in dat je 100% aftrekt in de winstaangifte, maar dat er uiteindelijk 20% aan correctie weer bovenop je winst komt. Met andere woorden: 80% van de gemaakte kosten is aftrekbaar.

18. Accountantskosten
Ja, ook de kosten van je belastingadviseur of accountant mag je aftrekken van de winst. Dat houdt in dat de Belastingdienst dus meebetaalt aan het werk dat je belastingadviseur of accountant voor je verricht. Hetzelfde is van toepassing voor advieswerkzaamheden die aan jou in rekening worden gebracht.

Meer weten?

Wil je weten of je bepaalde kosten zakelijk kunt aftrekken? Neem dan contact op met je adviseur.

Wil je meer weten over de do’s en don'ts als het gaat om de aftrekbaarheid van kosten? Lees dan het artikel ‘Zakelijke kosten aftrekken: de do’s en don'ts’