Wat zijn zakelijke kosten?
Hoeveel kosten je maakt en of deze zakelijk zijn, bepaal je in principe zelf. Je kijkt of deze uitgaven een zakelijk nut hebben en dus voor aftrek van de winst in aanmerking komen. De inspecteur van de Belastingdienst mag namelijk niet op de stoel van de ondernemer zitten. Alleen jij bepaalt hoe je je onderneming vormgeeft en welke kosten daarbij horen.
Welk deel betaalt de Belastingdienst?
Welk deel betaalt de Belastingdienst mee aan jouw kosten? Jij betaalt de kosten bruto, in je winstaangifte trek je het af als kosten, maar daarmee is nog niet direct inzichtelijk wat het jou netto heeft gekost. Je kunt als richtlijn aanhouden dat bij de belastingschijf van 37%, de Belastingdienst ongeveer 32% meebetaalt. Koop je een nieuwe laptop van € 400? Dan kost je deze netto dus maar zo’n € 272. Het overgrote deel betaal je dus nog altijd zelf.
Zakelijke belangen
Bij de beoordeling van de vraag of de kosten aftrekbaar zijn, let de Belastingdienst op het motief waarmee je de kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat jij de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, accepteert de Belastingdienst de uitgave als aftrekpost. De Belastingdienst kan uiteraard wel ingrijpen als de door jou gemaakte kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn. Er mag dan worden getoetst of die 2 zaken wel met elkaar in verhouding zijn.
De inspecteur kan de aftrek van kosten dus ter discussie stellen. Bij twijfel moet je aannemelijk maken dat je de kosten hebt gemaakt met een zakelijke reden. Aannemelijk maken is een ‘lichtere’ vorm dan overtuigend bewijzen. Het gaat dus vooral om het verhaal dat je hebt m.b.t. de gemaakte kosten. Kosten zijn niet of beperkt aftrekbaar als persoonlijke motieven een rol spelen. Onderbouw dergelijke kosten daarom zo goed mogelijk en leg vast welk nut ze hebben opgeleverd en met wie dat was.
De inspecteur kan aftrek van kosten alleen weigeren als geen redelijk denkend ondernemer de kosten in vergelijkbare omstandigheden zou maken. Daarvan is niet snel sprake. Uitzonderlijke gevallen hiervan zijn wel bekend, zoals bijvoorbeeld een tandarts die een privévliegtuig gebruikte voor woon-werkverkeer. Slechts de kosten van een normaal vliegticket werden toen in aftrek toegelaten door de rechter (en dus niet de kosten van het privévliegtuig als reiskosten).
Een (dokters)tas is zakelijk goed te verantwoorden, maar bijvoorbeeld niet een Louis Vuitton-tas van € 5.000. Het privémotief om zo’n tas te kopen overheerst dan in de ogen van de Belastingdienst. Het is daarbij moeilijk om aannemelijk te maken dat je die tas vanwege zakelijke grondslagen nodig hebt voor je onderneming.
Gemengde kosten
Het komt voor dat bepaalde kosten naast een zakelijk karakter, ook een persoonlijk karakter hebben. Dat noemen we gemengde kosten. Bijvoorbeeld als jij er als privépersoon voordeel van hebt. Denk aan een etentje met een collega waarbij je het hebt over werk.
Het moment van aftrek van zakelijke kosten
In principe moet je de kosten aangeven in het jaar waar de kosten betrekking op hebben. Een accountant of belastingadviseur factureert meestal achteraf. Je laat de belastingaangifte over het jaar 2021 opstellen, maar je adviseur verricht de werkzaamheden pas in 2022. De nota daarvoor ontvang je ook pas in 2022. Toch voert je adviseur de accountantskosten op in de belastingaangifte over het jaar 2021, omdat de gemaakte kosten op dat jaar betrekking hebben.
Heb je een cursus gevolgd in het jaar 2020? En ontvang en betaal je de nota in 2021? Dan zijn het toch kosten die je fiscaal gezien in 2020 moet opvoeren in de winstaangifte.
Betaal je een verzekeringspremie die loopt van 1 juli tot 1 juli van ieder jaar? Dan voer je in principe de helft van die premie in jaar X op en het andere deel in jaar Y.
Koop je bedrijfsmiddelen (duurzame zaken die langer dan 1 jaar meegaan en meer dan € 450 exclusief btw per stuk kosten)? Dan moet je deze verplicht afschrijven in 5 jaar. Je bent dus verplicht de kosten te spreiden over 5 jaar (20% van de aanschafprijs voer je per jaar op als kosten in de winstaangifte).
Vrijgesteld van btw
Ben je als ondernemer vrijgesteld van omzetbelasting (btw)? Dan zijn de kosten die je mag aftrekken in je winstaangifte, precies gelijk aan de kosten die je laat afschrijven van je bankrekening. Met andere woorden: de kosten die je van de winst aftrekt, zijn de kosten inclusief btw.
Meer weten?
Twijfel je of je een uitgave die je hebt gedaan zakelijk kunt opvoeren? Neem dan contact op met je adviseur. Wil je meer weten over welke kosten je precies kunt aftrekken van de winst? Lees dan het artikel ‘Welke kosten zijn zakelijk aftrekbaar?’
