Belast of onbelast vergoeden?
De belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers rondom thuiswerken moet je vaststellen volgens de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voor de meeste werkplekgebonden voorzieningen is de nihil-waardering van toepassing. Maar deze nihil-waardering geldt in veel gevallen niet voor de werkplek in of nabij de woning van de werknemer.
Voor bepaalde thuiswerkvoorzieningen is het noodzakelijkheidscriterium van toepassing. Als jij vindt dat een voorziening noodzakelijk is voor het kunnen vervullen van de dienstbetrekking, kan je deze onbelast vergoeden of verstrekken. Dit criterium is van toepassing op gereedschap, mobiele communicatiemiddelen, computers en aanverwante apparatuur. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Voorzieningen bij de werknemer thuis die voortvloeien uit het bij jouw geldende arbobeleid kun je ook onbelast vergoeden. Denk bijvoorbeeld aan een beeldschermbril, een in hoogte verstelbaar bureau of een ergonomische stoel.
Eindheffingsloon werkkostenregeling
Voor andere kosten die de werknemer maakt rondom thuiswerken is in beginsel geen onbelaste vergoeding mogelijk. Je kunt wel een vergoeding geven en deze vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je hebt ieder jaar een vrije ruimte van 1,7% (3% in 2021) over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Vergoed je meer dan deze vrije ruimte? Dan betaal je over het gedeelte van overschrijding 80% eindheffing.
Wil je een vaste periodieke vergoeding geven voor thuiswerken? Dan zijn hiervoor aanvullende regels van toepassing. Voor onbelaste vaste vergoedingen geldt dat je van tevoren een onderzoek moet uitvoeren naar de werkelijk gemaakte kosten. Voor vergoedingen die je aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte geldt deze voorwaarde niet.
Extra vrije ruimte
Het Nibud heeft berekend dat een werknemer dagelijks zo’n € 2 kwijt is aan thuiswerken. Nadeel is dat er binnen de werkkostenregeling op dit moment geen speciale regeling is waarmee werkgevers de thuiswerkvergoeding belastingvrij mogen geven, zoals de reiskostenvergoeding. De werkgever moet daardoor 80% belasting betalen. Daarmee kost die € 2 de werkgever dus eigenlijk € 3,60.
Wel kun je de extra vrije ruimte van 2021 hiervoor gebruiken, zodat de thuiswerkvergoeding toch (gedeeltelijk) onbelast kan blijven. Wat de fiscale mogelijkheden zijn voor thuiswerken in de toekomst, is nog onduidelijk. Het kabinet onderzoekt aanvullende mogelijkheden.
Meer weten?
Wil je meer weten over de mogelijkheden van een onbelaste thuiswerkvergoeding? Neem contact op met Herman Everts. Hij informeert je hier graag over.
