Wet flexibel werken
Per 1 januari 2016 is de Wet flexibel werken ingegaan. Deze wet heeft als doel het flexibel werken te bevorderen. Naast aanpassing van de arbeidsduur regelt de nieuwe wet ook de aanpassing van de werktijden en de arbeidsplaats. Op basis van deze wet kan de werknemer een verzoek bij de werkgever indienen om thuis te werken.
Het indienen van een verzoek tot thuiswerken betreft geen absoluut recht. Dit betekent dat de werknemer het thuiswerken niet kan afdwingen, maar als werkgever mag je het verzoek niet zomaar weigeren. De werkgever is verplicht het verzoek in behandeling te nemen, met de werknemer in gesprek te gaan, schriftelijk te reageren op het verzoek en bij afwijzing dit schriftelijk te beargumenteren.
Indienen verzoek thuiswerken
Om een verzoek op basis van de Wet flexibel werken te kunnen indienen, moet de werknemer ten minste 26 weken in dienst zijn. Voor de berekening van de termijn van die 26 weken gaat het om perioden waarin arbeid wordt verricht. De werkzaamheden moeten elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan 3 maanden en tel je bij elkaar op. De perioden waarin de werknemer voor verschillende opvolgende werkgevers heeft gewerkt tellen dus ook mee.
De werknemer moet het verzoek ten minste 2 maanden voor het gewenste tijdstip schriftelijk bij de werkgever indienen. De werknemer kan een dergelijk verzoek maximaal 1 keer per jaar – nadat een vorig verzoek is ingewilligd of afgewezen – opnieuw indienen. Als er sprake is van onvoorziene omstandigheden, mag deze termijn korter zijn.
Zorgplicht van werkgever
Ongeacht waar de werknemer het werk verricht, heeft elke werkgever een zorgplicht voor een veilige werkomgeving. De arbeidsomstandighedenwet bepaalt wat er van de werkgever verwacht mag worden. Hiervoor wordt verwezen naar de algemene norm (art. 3).
Deze norm gaat onder andere over het feit dat het thuiswerken geen nadelige invloed mag hebben op de gezondheid, tenzij dat redelijkerwijs niet mogelijk is. Als werkgever moet je de risico’s aanpakken bij de bron en deze aanpassen aan persoonlijke eigenschappen. Zo heeft werknemer 1 wellicht een andere bureau of stoel nodig dan werknemer 2. De werkgever draagt de kosten voor een veilige en gezonde werkplek. Het gaat hierbij om hulpmiddelen als een tafel, stoel, laptop en verlichting. Voorzieningen als internet en elektra hoeft de werkgever niet te bekostigen.
Regels waaraan je als werkgever moet denken bij het inrichten van de thuiswerkplek:
- Ergonomische werkplek en deze instellen op basis van persoonlijke eigenschappen.
- Het beeldscherm en toetsenbord mogen niet aan elkaar vastzitten.
- De verlichting moet voldoende zijn.
- De werknemer moet het beeldschermwerk afwisselen met voldoende pauzes of andere taken.
- Je hebt aandacht voor werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
- Je instrueert actief en geeft voorlichting over de risico’s die verbonden zijn aan het werk. Dit doe je bijvoorbeeld door in een periodieke nieuwsbrief aan te geven wat belangrijk is.
Controleren thuiswerkplek
Het verschilt dus per persoon hoe je een werkplek in zou moeten richten, kijkend naar de ergonomische beginselen. Maar hoe houd je hier controle op? Je kan als werkgever natuurlijk bij de werknemer(s) langsgaan om te bekijken hoe de thuiswerkplek eruit ziet, maar de werknemer hoeft de werkgever niet toe te laten op de thuiswerkplek.
Daarnaast kan een arbo-deskundige onderzoek uitvoeren (eventueel door foto’s of via video) of kun je aan de hand van een checklist een controle doen. Wanneer een werknemer bij klachten of op verzoek een gericht onderzoek wil laten verrichten dan is ons advies om deze mogelijkheid te bieden.
Thuiswerkregeling
Als het gaat om thuiswerken dien je als werkgever een arbobeleid te ontwikkelen én bij te werken wanneer daar aanleiding voor is. Ook is het verplicht een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit te voeren omtrent de eventuele risico’s die de arbeid met zich meebrengt. Ook dien je een plan van aanpak op te stellen met de te nemen maatregelen en de termijn van uitvoering.
Om duidelijkheid te creëren kun je ervoor kiezen om een algemene thuiswerkregeling op te stellen. Hierin kun je ingaan op dingen als de kostenvergoedingen, de eisen aan de thuiswerkplek en de wijze van controle, de duur van het thuiswerken, het maximum percentage arbeidstijd, evaluatie en intrekkingsmogelijkheid.
Thuiswerkovereenkomst
Tot slot is het verstandig om samen met de werknemer een thuiswerkovereenkomst op te stellen waarin je dingen vastlegt als:
- De dagen of uren waarop de werknemer thuiswerkt.
- De bereikbaarheid van de werknemer.
- De inrichting en instelling van de werkplek.
- De beveiliging van de apparatuur.
- De manier waarop de controle van de arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek in zijn werk gaat.
Meer weten?
Heb je vragen naar aanleiding van thuiswerken en arbobeleid? Of wil je advies bij het opstellen van thuiswerkbeleid? Neem dan contact op met onze adviseurs.
