Bewaarplicht
Voor de basisgegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaar en voor onroerende zaken 10 jaar. Onder de basisgegevens valt eigenlijk alles wat te maken heeft met je administratie. Meer informatie hierover vind je op de website van de Belastingdienst.
Goed om te weten is dat ook het digitaal bijhouden van deze gegevens telt. Dus als je al je inkoop- en verkoopfacturen digitaal bijhoudt (gescand) is het niet nodig om deze facturen ook nog uit te printen.
Bewaartermijn stukken
Om de administratie bij te houden worden de meeste persoonsgegevens voor bepaalde tijd bewaard. Eén van de grondbeginselen van de AVG is ‘niet langer bewaren dan nodig is’. Hiermee wordt bedoeld dat het belangrijk is dat je kijkt naar de bewaartermijn voor het doel waarmee de gegevens verzameld zijn of worden gebruikt.
Als de bewaartermijn is verstreken of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk, dan moet het bedrijf dat in het bezit is van de gegevens deze vernietigen.
In het overzicht hieronder is weergegeven hoe lang bepaalde documenten bewaard mogen blijven.
Kilometeradministratie
De aankoop van een nieuwe auto blijft altijd een interessant onderwerp. Ook voor de Belastingdienst. Je kunt de auto bijvoorbeeld zakelijk aanschaffen en geen privé-gebruik hierover verrekenen. Het is dan van groot belang om een goede en sluitende kilometeradministratie bij te houden.
Die kilometeradministratie moet in dit geval aan verschillende voorwaarden voldoen. Het belangrijkste is dat je kunt aantonen dat je niet meer dan 500 km privé hebt gereden. We noemen dit ook wel een aansluitende kilometeradministratie. Als je niet aan de kilometeradministratie voldoet, kun je zeer hoge en nare naheffingen verwachten.
Factuureisen
Helaas zien we nog weleens facturen voorbijkomen die niet aan de factuureisen voldoen. Veel ondernemers gebruiken een standaardsjabloon voor hun facturen. Maar mocht hier een foutje insluipen, of er ontbreekt een vereiste, dan gaat dit foutje iedere keer mee. We raden daarom aan om je verkoopfacturen in een boekhoudpakket op te maken. Dan is de kans groter dat alles direct goed staat.
Twijfel je of jouw facturen voldoen aan de gestelde eisen? Dan is het slim om dit na te kijken. Let er wel op dat de factuureisen anders kunnen zijn als het om een laag verkoopbedrag gaat of als je verkoopt naar het buitenland.
Identificatie en registratie
In april is de registratieplicht ingegaan. Het bijhouden van de registratie en het voeren van de administratie hiervoor is een vast onderdeel geworden van de basisadministratie. De verwachting is dat deze registratieplicht aan het eind van 2021 wordt gehandhaafd.
Inkoopverklaring
Bij margepaarden, bijvoorbeeld bij de aankoop van een particulier, moet je aannemelijk maken dat er sprake is van inkoop met marge. Hiervoor is het gebruik van een inkoopverklaring van groot belang. Ook een inkoopverklaring moet aan verschillende eisen voldoen. Let hier dus goed op.
Meer weten?
Met deze basischeck kan je administratie er weer tegenaan! Wil je meer weten over de basisadministratie? Of wil je laten nakijken of je voldoet aan alle gestelde eisen? Neem dan contact op met een adviseur van Countus.
