Algemeen

Het verhaal van de H en de P. De bijkomende voordelen van controleplicht

01 jan 2018

We deelden in ons blog Controleplicht: vervelend of een goed middel? al wat algemene informatie over de controleplicht en de bijkomende voordelen ervan. Maar er valt nog véél meer te vertellen. Naast een aantal algemene voorbeelden van voordelen, lichten wij het graag nog wat concreter toe. Misschien zelfs wel rekenkundig… Niet schrikken, we maken het niet ingewikkelder dan nodig!

Verbeteren van interne beheersing

Eén van de ‘groeipijnen’ die u als ondernemer met een groeiende organisatie gaat ervaren, is dat u het niet allemaal meer zelf kunt overzien en regelen. Gewoonweg omdat er te veel transacties, afspraken en bijzonderheden komen kijken. Dat vraagt om gekwalificeerde medewerkers die handelen volgens strakke procedures, op een manier zoals u het als ondernemer/directeur-grootaandeelhouder zelf zou doen. Daar schuilt dan ook de uitdaging in; in het goed inrichten van dit proces. Gelukkig heeft de controlerend accountant daar ook verstand van! Hij/zij kan u dus uitstekend adviseren bij het opzetten van de administratieve organisatie en interne controle. Gewoon als natuurlijk adviseur, gericht op het verbeteren van interne beheersing. Goed om te weten!

De H en de P.

Een goed tastbaar voorbeeld is wat ons betreft toch wel het verkoopproces en het beheersen van de H (de hoeveelheid) en de P (de prijs). Waar een groeiende handelsonderneming zich in zal herkennen, is dat het geheel van artikelprijzen, kortingscodes en specifieke klantafspraken steeds complexer wordt. Daarnaast blijven leverbetrouwbaarheid en leverflexibiliteit naar afnemers toe belangrijke uitgangspunten. Maar het beantwoorden van de vraag ‘Hoe waarborgt u dat u alle geleverde goederen tegen de juiste prijsstelling in rekening brengt?’, wordt dus arbeidsintensiever. Uiteraard helpt de ontwikkeling van automatisering, maar ook dit moet eenmalig worden ingericht en permanent worden bewaakt. Voor een dienstverlenende organisatie is dit niet anders, maar dan zijn prijzen de uurtarieven en de artikelen de overeengekomen service.

Verbeteren van de interne beheersing

De controlerend accountant staat altijd stil bij de administratieve organisatie en interne beheersing. In beginsel door kritische vragen te stellen. ‘Beste ondernemer, hoe bewaakt u dat de juiste artikelen worden klaargezet voor verzending? Hoe bewaakt u dat de geleverde hoeveelheid op de factuur terugkomt, wanneer het aantal afwijkt van de bestelde aantallen? Hoe bewaakt u dat de juiste prijs, eventueel met korting, op de factuur komt te staan?’ Kortom, een verbeterproces is ingezet.

Minder fouten in handelstransacties

Het antwoord per vraag zal liggen in de combinatie van handelingen en waarborgen. Bijvoorbeeld. ‘Medewerker 1 controleert de vastlegging van medewerker 2’. Deze handeling voorkomt fouten. ‘Een inrichting van verkoopprijzen en kortingscodes kan alleen met autorisatie worden aangepast in het softwarepakket’. Deze waarborg zorgt in essentie ervoor dat alleen geautoriseerde prijzen en kortingen worden toegepast.

De combinatie van handelingen en waarborgen leidt tot minder fouten en een controleerbaar geheel van handelstransacties. Minder fouten leveren geld op, omdat u voorkomt dat u te weinig in rekening brengt. Maar ook het verlagen van de hoeveelheid benodigde creditnota’s scheelt arbeidstijd en dus geld. De controleerbaarheid werkt bovendien voor de accountant mee in die zin, dat het controlewerk eerder leidt tot het kunnen geven van een echt oordeel. Bij voorkeur natuurlijk een goedkeurend oordeel.

Kortom, controleplicht klinkt in eerste instantie misschien wat negatief. Maar de aanwezigheid van de controlerende accountant kan wel degelijk van pas komen bij het beheerst verder groeien van de onderneming en de ondernemer.

Mocht de controleplicht voor uw onderneming ook in het zicht komen, dan nemen we graag de tijd u nader te informeren over wat dit voor u kan betekenen. En opleveren natuurlijk!