Wat is Employee Self Service?
Employee Self Service is een online portal waarin je personeelsgegevens kunt bewaren en raadplegen. Denk aan:
- naw-gegevens
- arbeidscontracten
- personeeldossiers
- salarisstroken
- jaaropgaven
- verzuimgegevens
- vrije dagen
- loonaangiften
De portal is naar wens in te richten en levert een hoop gemak op. Via de laptop, tablet en een app op je telefoon kunnen jij en je werknemers 24/7 bij de gegevens. Als werkgever kun je eenvoudig documenten uploaden. Denk aan arbeidscontracten of uitwerkingen van functioneringsgesprekken. Zo bouw je aan een digitaal archief waarin jij en je medewerker altijd en overal de benodigde gegevens kunnen terugvinden. Geheel beveiligd.
Verplichtingen voor werkgevers
Door de AVG die 25 mei 2018 van kracht wordt, ben je als werkgever verplicht om de persoonsgegevens van je personeel te beveiligen. Zo mag je dus geen personeelsdossiers in archiefkasten zonder slot bewaren. Of salarisstroken en jaaropgaven onbeveiligd per e-mail naar je werknemer versturen. En bewaar je personeelsdossiers in een lokale map op je computer en niet op een beveiligde server? Dan kan je dat bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens forse boetes opleveren.
Voordelen voor medewerkers
Je werknemers krijgen toegang tot hun eigen digitale omgeving. De portal is beveiligd en dus alleen toegankelijk met een unieke gebruikersnaam en wachtwoord.
Naast dat medewerkers zelf hun salarisstroken kunnen raadplegen, kunnen ze ook de jaaropgave voor de Belastingdienst inzien. Ook kunnen ze een verlofaanvraag indienen. Jij als werkgever kunt deze aanvraag vervolgens goedkeuren of afwijzen.
Tip: Door je werknemers ESS aan te bieden weet je zeker dat je goed omgaat met de privacy van je personeel en dat hun persoonsgegevens goed worden beveiligd volgens de nieuwe wetgeving.
Toestemming nodig
Wil je ESS aanbieden? Dan heb je wel toestemming nodig van je medewerkers. Dit regel je door hen een machtiging in te laten vullen. Deze kunnen wij uiteraard verstrekken.
Gratis applicatie
En het mooiste is: via Countus is het gebruik van deze applicatie geheel kosteloos. Je kunt namelijk zelf accounts aanmaken voor je werknemers. Wil je toch dat wij dit voor je uit handen nemen? Dan helpen we je graag verder tegen een kleine vergoeding.
Meer weten over ESS?
Wil je gebruikmaken van Employee Self Service? Of heb je hier nog vragen over? We helpen je graag verder. Vul het contactformulier in.
