Over op meer automatisering
Aktis Hydraulics is een expertisebureau op het gebied van golf, wind en schepen en heeft zo’n 15 medewerkers in Nederland en het buitenland. Het bedrijf levert golf- en winddata en doet onderzoek naar schepen en incidenten op zee, wereldwijd. ‘Zo onderzoeken wij bijvoorbeeld hoe het kan dat een containerschip containers kwijtraakte op open zee’, vertelt Olger. ‘Wat waren de golfcondities? Wat waren de golfkrachten? Hoe bewoog het schip? Wij leveren en interpreteren onder andere die data, opdat incidenten in de toekomst kunnen worden voorkomen.’
Voor een juiste inrichting van de administratie werkt het bedrijf al jarenlang samen met Countus. Ze hebben hiervoor contact met Gerwin Kelder en Paul Berends. ‘Voorheen hadden we een administratief medewerker in huis die onze boekhouding deed en alle benodigde gegevens bij Countus aanleverde, maar dit liep wat stroef. Toen zij wegging en we dit anders wilden inkleden, lanceerde Countus net een nieuwe automatiseringsoplossing’, legt Olger uit.
'Dit was een scan-en-herken-app, waardoor een groot deel van de boekhouding kon worden geautomatiseerd. We scannen onze invoices in, de bedragen en factuurgegevens worden vervolgens automatisch herkend door de app en Countus hoeft de gegevens daardoor alleen nog te controleren en te accorderen. Dat scheelde destijds heel veel handmatig overtypen van cijfers, waardoor we het administratieve proces anders konden inrichten.’
Administratieve uitdagingen
Als wereldwijd opererend bedrijf kent de onderneming meerdere administratieve uitdagingen. ‘Zo hebben we kennismedewerkers uit het buitenland die hier bij ons in Nederland werken. Voor sommigen geldt de 30%-regeling waarbij we 30% van het loon belastingvrij uitbetalen’, vertelt Olger. ‘Verder hebben we bijvoorbeeld te maken met bronbelasting, verschillende subsidieregelingen en we werken met meerdere valuta, zoals de Britse ponden en Amerikaanse dollars. We hebben dan ook meerdere bankrekeningen.’
Voor een sluitende administratie is het daarom van groot belang dat dit soort bijzonderheden goed worden ingeregeld in de salarisadministratie en boekhouding. ‘Met de support van Kantoormanager 2.0 versturen we onze facturen zelf via Visma. Countus heeft het voor ons mogelijk gemaakt dat we binnen ons boekhoudpakket de bronbelasting en btw-tarieven heel eenvoudig per klant kunnen specificeren. Bovendien zorgt zoveel mogelijk automatiseren ervoor dat alles minder foutgevoelig is en de administratieve last minder zwaar wordt. Dat vinden wij heel prettig.’
Signaalfunctie
Naast het opstellen van de fiscale aangiften, het verzorgen van de financiële administratie en het rapporteren van de tussentijdse cijfers in VisionPlanner stelt Countus ook de jaarrekening samen. ‘Tijdens de jaarrekeningbespreking worden medebestuurder David Hurdle en ik altijd duidelijk ingelicht over hoe we er financieel voor staan. Countus vervult daarin een signaalfunctie. Als we bijvoorbeeld in een jaar substantieel hebben geïnvesteerd in softwareontwikkeling attenderen ze ons erop dat het daarna wel tijd wordt om er resultaat van terug te zien. Ze geven goed aan waar we op kunnen letten of wat we eventueel anders zouden kunnen inkleden.’
Grip op de cijfers
‘Het voordeel van samenwerken met Countus is dat we een goed overzicht hebben van onze financiële basisinformatie. Wat is gefactureerd? Welke facturen zijn nog niet betaald? Wat zijn onze salariskosten? En welke andere kosten hebben we nog? Zo weten we hoe het gaat met het bedrijf en kunnen we goed sturen. Daarnaast hebben we veel ad-hoc vragen. Bijvoorbeeld over het heffen van btw op opdrachten voor overheidsinstanties of hoe we moeten omgaan met het feit dat een directeur van onze Nederlandse bv in het buitenland woont. Hiervoor is Countus ons orakel.’
‘Het is uiteindelijk wel aan ons om handen en voeten te geven aan de adviezen en er wat mee te doen. Kijkend naar de toekomst zijn we momenteel bezig om nieuwe businessmodellen te ontwikkelen. Onze kennis wordt veel toegepast in consultancystudies en van daaruit wordt nieuwe software ontwikkeld. We willen die software nu ook verder gaan ontwikkelen, waardoor er weer een nieuw verdienmodel ontstaat. Zo willen we beheersbaar verder groeien.’
