Wanneer terugvragen btw?
Als een factuur niet wordt betaald, kun je de in rekening gebrachte btw, die je eerder afdroeg aan de Belastingdienst, terugvragen. Dat kun je doen als definitief vaststaat dat een debiteur de factuur niet betaalt. Op dat moment kun je de eerder afgedragen btw via jouw btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).
Is er een jaar voorbij na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur, maar staat het nog niet definitief vast dat de debiteur de factuur niet betaalt? Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop je de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via jouw btw-aangifte. Vraag je op dat moment de btw niet terug? Dan kan de Belastingdienst je latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.
Voorbeeld terugvragen btw
Ter illustratie geven we een voorbeeld. Je stuurt op 4 april 2023 een factuur van € 12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In de btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg je € 2.100 btw af.
Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat er 1 jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraag je in de btw-aangifte van het 2e kwartaal 2024 echter wel al € 2.100 terug.
Doe je niet per kwartaal, maar per maand btw-aangifte? Dan droeg je € 2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraag je deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.
Wat als een klant alsnog betaalt?
Heb je btw teruggevraagd van een factuur die niet is betaald, maar wordt deze later toch betaald? Dan moet je de btw die je eerder terugvroeg weer via jouw btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).
Stel dat een debiteur een factuur van € 12.100 alsnog betaalt op 8 oktober 2024. In je btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draag je vervolgens de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doe je per maand btw-aangifte? Dan draag je in je btw-aangifte oktober 2024 de € 2.100 weer af.
Tip! Boek de btw – die je terugvraagt nadat een jaar verstreken is – na het aflopen van de betaaltermijn op een aparte grootboekrekening. Zo kun je deze btw beter volgen als de debiteur later alsnog betaalt.
Wat als een klant gedeeltelijk betaalt?
De regels over het terugvragen en weer afdragen van de btw werken bij gedeeltelijke betaling van de factuur op dezelfde wijze, maar dan pro rata. Om deze situatie te verduidelijken geven we een voorbeeld.
Op 4 mei 2024 heeft jouw klant € 4.840 betaald van je factuur van € 12.100. Dit betekent dat 60% van de gehele factuur nog openstaat. In jouw btw-aangifte van het 2e kwartaal 2024 (of mei 2024 als je maandaangifte doet) vraag je daarom niet de gehele btw terug, maar 60% van de afgedragen btw. Dat is in dit geval € 1.260. Op 8 oktober 2024 betaalt de debiteur nog een keer € 4.840. Van de teruggevraagde € 1.260 draag je in jouw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 (of oktober 2024 als je maandaangifte doet) daarom € 840 weer af.
Afspraken met debiteur
Maak je afspraken met jouw opdrachtgever waarbij je bijvoorbeeld de vordering die je hebt omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door je debiteur. Je kunt de btw dan niet terugvragen en moet al eerder teruggevraagde btw terugbetalen aan de Belastingdienst.
Blijkt later dat de debiteur de lening niet volledig afbetaalt? Dan geldt dit ook. Je kunt dan niet alsnog de btw terugvragen, omdat door de omzetting in een lening de factuur geacht wordt te zijn betaald.
Crediteurenakkoord
Sluit je een crediteurenakkoord of een schuldeisersakkoord? Dan geef je jouw vordering (deels) prijs. In een crediteurenakkoord of schuldeisersakkoord wordt namelijk doorgaans afgesproken dat wordt afgezien van de in het akkoord genoemde vorderingen. Dit heeft tot gevolg dat er juridisch geen sprake meer is van een vordering op jouw debiteur. De btw op de onbetaalde, door jou prijsgegeven factuur, kun je dan ook niet meer terugvragen.
Vroeg je de btw al terug omdat er 1 jaar verstreken was na het opeisbaar worden van de factuur? Dan moet je deze btw weer terugbetalen als je een crediteurenakkoord sluit waarin je de vordering (deels) prijsgeeft.
Let op: geen creditfactuur
Het is niet toegestaan om een interne creditfactuur op te maken om daarmee te proberen de btw alsnog terug te krijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert dit niet en behandelt dit als fraude. Zorg daarom dat je op de juiste wijze én op tijd de btw terugvraagt. Op die manier is het ook niet nodig om een interne creditfactuur op te maken.
Meer weten?
Heb je ook klanten die later of zelfs helemaal niet betalen? En wil je meer weten over het terugvragen van btw? Neem dan contact op met één van onze adviseurs binnen het team Fiscaal-Juridisch.
